Départ au Japon : leçon n°4 - Réception

 Chronologie des derniers évènements :

22 juin - Mail concernant le Certificate of Eligibility
23 juin - Rencontre avec M. le Consul Général du Japon à l'Université de Provence
             Réunion avec Mme K. pour le dossier de bourse de mobilité
24 juin - Réception du Certificate
25 juin - Pot de départ avec M. B.
28 juin - J'ai pris rendez-vous pour déposer ma demande de visa
29 juin - Établissement de ma demande de visa


Le 22 juin en ouvrant ma boîte mail une petite surprise m'attendait : NUFS prévient ses étudiants que le Certificate of Eligibility leur a été envoyé le 21 juin, il devrait arriver d'ici "une semaine à dix jours".

Le lendemain je suis allée avec Lyl à l'université : une rencontre a été organisée avec le Consul Général du Japon. M. le Consul nous a dit quelques mots, nous avons aussi pu entendre l'expérience de deux personnes étant déjà parties au Japon dans le cadre de leurs études, dont une est une étudiante de notre université. On nous a aussi remis divers documents.

À la suite de cette réunion certains d'entre nous sont restés discuter avec Mme F. qui est un de nos professeurs. Je dois avouer qu'elle va vraiment me manquer! Avoir des cours de japonais sans elle... Je pense que ça va me faire tout drôle. Mme T. et Mme C. vont aussi me manquer.

Ensuite nous sommes descendus assister à la réunion de Mme K. dans l'amphi G. Rien de bien passionnant, on nous a remis le dossier de bourse de mobilité et donné quelques conseils sur le plan administratif.

Un pot de départ a été organisé le 25 juin par M. B. pour nous donner quelques dernières consignes, et Lyl et moi-même avons fini par échouer (pour notre plus grand plaisir) au restaurant Naruto <3 ! Ah ils sont si gentils là-bas ! Ils vont me manquer aussi !

Contre toute attente, j'ai reçu le courrier de NUFS le 24 juin!! C'est que l'EMS ça va vite =) !

L'enveloppe contenait plusieurs documents :

• Un récapitulatif des formulaires envoyés dans ce courrier et les dates limites de renvoi de ceux-ci
• Une lettre qui reprend le premier récapitulatif et y ajoute d'autres documents se trouvant dans l'enveloppe
• Le calendrier de la période d'orientation, date de début des cours y compris.
• Un formulaire concernant l'arrivée au Japon
• Un formulaire pour louer du linge de lit entre autres (destiné à ceux qui sont logés par l'université)
• Un formulaire médical
• Ce que j'appellerais un "tutoriel" sur comment communiquer avec un conducteur de taxi japonais
• Un fascicule imprimé par l'université contenant entre autres diverses informations sur les démarches pré-départ/post-arrivée
• Un magazine destiné à nous aider dans l'utilisation des transports de Nagoya
• Une carte de visite avec l'adresse de l'université ainsi que celle de ses deux solutions de logement.
• Et enfin : le Certificate of Eligibility !!

C'est ainsi que le 28 juin j'ai pu contacter le consulat du Japon afin de prendre rendez-vous pour faire mon visa.
Munie du précieux Certificate, des pièces demandées (passeport, photo d'identité récente ainsi qu'un chèque de 22,50€), et après avoir imprimé et pré-rempli le formulaire de demande de visa sur le site de l'Ambassade du Japon, je me suis rendue à mon rendez-vous le 29 juin.
Tout s'est très bien passé et on m'a dit que le visa devrait être prêt..le 1er ou le 2 juillet! Rapide!
Cependant je vais plutôt passer le chercher le lundi 5 juillet.

Le formulaire médical est très simple et je n'aurai à le remettre à mon université qu'à mon arrivée au Japon.
Le calendrier de la période d'orientation est d'une précision incroyable (jours, heures, salles..)!

Les dernières démarches administratives à accomplir en France avant le départ sont :

• Remettre à la Division des Relations Internationales : lettre d'admission de l'université japonaise / attestation d'assurance voyage et rapatriement international / attestation d'inscription 2010-2011 (université française)
• Remplir et soumettre le dossier de bourse de mobilité d'ici à septembre.

Il y a encore du boulot, mais on en voit le bout!

Départ au Japon : leçon n°3 - Acceptation

Après avoir envoyé le dossier et dans l'attente de la réponse de NUFS, il fallait accomplir une formalité administrative de plus :

Le dossier interne.

Sous ce doux nom laissant craindre un nouveau massacre d'arbres en série se cache en fait un dossier assez basique. Il consiste à remplir un questionnaire sur le site de l'université, l'imprimer, et y joindre plusieurs documents :

• Une photo
• Le contrat d'études (dans le cas des LLCE)
• Une copie des relevés de notes universitaires de la dernière année validée
• Une copie de l'attestation d'inscription à l'université
• Une copie du passeport ou de la carte d'identité

Rien de bien compliqué donc, si ce n'est pour le contrat d'études. Pour résumer, nous devons indiquer sur ce document les cours où nous serons inscrits l'année prochaine dans notre université française, en indiquant les crédits correspondants. Mais nous devons aussi indiquer en face les cours que nous suivrons au Japon pour valider les cours français et leurs crédits.
Ce qui est un petit peu compliqué c'est qu'il n'existe pas forcément de cours équivalents selon les universités... En revanche, ce contrat est modifiable une fois sur place.

Une fois tous ces papiers réunis, la remise du dossier à la Division des Relations Internationales devait se faire le 20 avril au plus tard. Il va sans dire que nous devions garder une copie du contrat d'études signé.

Il ne restait plus qu'à attendre la réponse de l'université japonaise.

 

Dans mon cas elle est arrivée relativement vite, je l'ai reçue le 26 mai. Il est à noter que NUFS a prévenu les étudiants étrangers par e-mail qu'un courrier leur avait été envoyé -en EMS s'il vous plaît- le 20 mai.
On est bien loin des standards français.

Dans la précieuse enveloppe il y avait :

• La lettre d'acceptation
• Une autre lettre d'information
• Les coordonnées de l'université
• Une précieuse feuille me permettant de demander une bourse de cette université. Pour information elle est de 60 000¥ par mois : hell yeah que j'la veux!

Il m'était donc demandé de leur renvoyer le document pour la demande de bourse d'ici à la fin du mois de juin. Dans la lettre d'information il est stipulé que je devrais recevoir mon Certificate of Eligibility (nécessaire à l'obtention du visa) d'ici la mi-août et que la période d'orientation débutera le 3 septembre.

La mi-août hm? En théorie, mes amis ;) .

Départ au Japon : leçon n°2 - Déforestation

 Nagoya University of Foreign Studies

Après l'annonce des résultats de la sélection pour les échanges universitaires avec le Japon, nous devons indiquer si nous acceptons notre affectation avant le 16 février.
Honnêtement, qui refuserait?
Il nous est donc transmis une feuille de route avec les dates des diverses réunions et nos dossiers devront être envoyés en général le 22 mars au plus tard.

Lors de la première réunion, le responsable des échanges avec le Japon (qui est un de nos professeurs, appelons-le monsieur B.)  nous transmet des photocopies des dossiers des étudiants partis l'année précédente, ainsi que nos propres dossiers à remplir.
En ce qui concerne les dossiers de l'année précédente, j'ai la chance de tomber sur celui de mon amie C., ça c'est du dossier bien fait !

Dans le cas de mon université, le dossier à envoyer est à imprimer sur internet.

La seconde réunion prévue le 26 février se passe relativement bien. B. s'informe de l'avancement de nos dossiers, et la responsable des RI (K.) nous donne des informations sur d'autres démarches (dossier interne, bourses de mobilité).
Les dossiers ont été envoyés sans souci, en Chronopost.

Après ce petit résumé, entrons dans le vif du sujet : les dossiers à remettre aux universités.

Pour certaines universités le dossier est assez lourd, il y a beaucoup de choses à lire et beaucoup de documents à joindre, parfois en anglais. C'est notamment le cas pour Nanzan.
Chaque université a ses conditions, et j'avoue que je suis plutôt bien tombée. Le dossier de NUFS est très léger comparé aux autres...

Voici la liste des documents demandés :

• Application Form for C&J Programs
• Personal Reference Form (à faire remplir par un professeur)
• Japanese Language Ability Questionnaire (une partie à faire remplir par un professeur, l'autre par l'étudiant) 
• Academic Transcripts from all universities/colleges attended
• Explanation of the grading system
• Copy of Current Passport
• Medical Information Form
• Four Portrait Photos
• Housing Application (sauf si on se loge sans l'aide de l'université) 

D'après ce qu'on m'a dit, ce qui pose le plus problème ce sont les informations médicales. À NUFS c'est très simple, il y a peu de choses à remplir, et pour le moment je n'ai pas eu à voir de médecin (apparemment c'est pour plus tard, mais rien de bien compliqué). Certaines universités demandent des analyses d'urines/sanguines, une radio des poumons, des certificats rédigés en anglais etc.
Pour ceux qui veulent aller à Nanzan, sachez que si vous aviez prévu de vous loger en appartement sans avoir recours à leurs services, vous allez tout de même devoir payer leur logement et vous ne serez remboursés que mensuellement.

Si vous en avez assez de la paperasse à ce stade des démarches,  ce n'est malheureusement  pas fini. Oui, la déforestation va se poursuivre ! Vous ne pensiez tout de même pas qu'il vous suffisait de remplir ce dossier et de l'envoyer? Il vous est demandé d'en faire deux copies. La première est à remettre à B., et la deuxième est pour vous, à conserver en cas de problème.
Enfin, on ne va pas vous mentir, l'envoi du dossier en Chronopost est presque un soulagement.

Mais détrompez-vous, c'est loin d'être terminé.

 Nanzan University

Départ au Japon : leçon n°1 - Le bouton rouge

On connaît tous le fameux bouton rouge, celui sur lequel on nous dit de ne pas appuyer. En revanche on ne sait pas trop ce qui peut se passer si on désobéit, tout ce qu'on sait c'est que les conséquences peuvent être non négligeables. Contrairement à d'autres, je pense que lesdites conséquences ne sont pas forcément néfastes. Nous serons tous un jour confrontés à cette opportunité, et il se peut que cela me soit déjà arrivé.

29 octobre 2009, 16:00.

Dans une petite salle de l'Université de Provence a lieu une réunion sur les échanges internationaux avec des universités japonaises, et si certains étudiants venus écouter le professeur responsable sont là par curiosité, d'autres sont bien décidés à participer à ce programme. On nous communique des informations sur les universités partenaires, le calendrier prévu jusqu'à l'annonce des résultats pour ceux qui souhaitent se porter candidats, et enfin certains élèves posent des questions.

La réunion finie, on peut enfin s'atteler à la première tâche qui nous est dévolue : rendre la fiche de candidature sous forme électronique, et nous avons jusqu'au 09 novembre 2009 à 22:00 pour le faire.
On se pose des questions pour le vœu d'affectation (indicatif) à choisir. Quelle ville est la plus intéressante? Quelle université pourra nous permettre de donner le meilleur de nous-mêmes? Mais aussi : que peut-on financièrement se permettre?
Après avoir fixé son choix, on remplit le reste du formulaire, non sans remarquer qu'en bas de la page figure la mention : 

Avis de la commission pédagogique (ne rien inscrire)  
candidature retenue   candidature non retenue   suppléant

Et là, on imagine notre fiche, avec la première proposition cochée. Joie. Bonheur. Mais il faut vite s'arrêter et chasser cette idée de notre tête, ne pas se faire de faux espoirs, ne pas imaginer trop de choses sous peine de se porter la poisse (pour les plus superstitieux d'entre nous).

La suite est probablement aussi banale que ce qui a été décrit précédemment, j'imagine que toutes les candidatures pour ce type de programme se déroulent sensiblement de la même façon.
Il nous est demandé de rendre un dossier constitué de la même fiche de candidature sous forme papier, accompagnée de nos relevés de notes, de 3 lettres de motivation (en français, anglais et japonais), de nos précédents diplômes, d'attestations sur l'honneur de passer certains examens et éventuellement de notre CV.
La date limite prévue était le 16 novembre 2009, mais elle sera finalement repoussée au 18 novembre 2009.

Petite surprise pour les premiers candidats, une nouvelle campagne de recrutement non prévue est lancée courant décembre ce qui a pour conséquence d'inquiéter pas mal de personnes car forcément qui dit plus de concurrence dit moins de chances d'être sélectionnés.

Il ne reste plus qu'à attendre début février 2010 pour l'annonce des candidatures retenues, celle-ci étant autant redoutée qu'attendue.
Le 03 février, une amie m'informe que nous aurons connaissance des résultats le 12 février, et forcément, la pression monte d'un cran.
La patience n'étant pas ma première qualité, je passe la journée du 12 à actualiser régulièrement la page du cours RI Japon du serveur de la fac. Suis-je totalement névrosée? Il y a des chances, mais ça ne m'empêchera pas de dormir la nuit.


En début de soirée, le résultat tombe. Je suis sélectionnée pour partir étudier un an à la Nagoya University of Foreign Studies (名古屋外国語大学) et mon petit-ami, Lyl, est sélectionné pour partir étudier à la Nanzan University(南山大学), située elle aussi à Nagoya! En revanche, on a perdu au tirage d'Euromillions. Que voulez-vous, on avait déjà épuisé notre quota de chance!

Nous avons bien sûr fêté la nouvelle comme il se doit, et comme je suis une grande gourmande et qu'il y a toujours un bon prétexte à manger, je risque de fêter ça encore longtemps.


Rétrospectivement, je pense qu'au moment où j'ai envoyé la fiche de candidature électronique, j'ai appuyé sur le bouton rouge. Pour le meilleur ou pour le pire? Réponse définitive dans un an et demi.